Contabilidad 12/08

Documentos comerciales

Los documentos comerciales son importantes porque se muestran los derechos y obligaciones de las partes que intervienen en la operación, comprueban los actos comerciales, son fundamentales para su control y requeridos ante la ley (excepto la orden de compra). Como mínimo deben realizarse en duplicado porque cada parte debe quedarse con un ejemplar, y contienen datos impresos para que complete el emisor que son requisitos legales. Los contenidos mínimos son: datos de las partes, nombre y número de documento (numeración correlativa), lugar y fecha de emisión, concepto del documento (lo que se pide en cada uno) y datos de la imprenta (para evitar documentos falsos).

1) Orden de compra o nota de pedido

• Documento no obligatorio que el comprador da al vendedor pidiéndole las mercaderías que necesita.

• Partes: comprador (duplicado) y vendedor (original)

• Contenidos: contenidos mínimos, detalle de la mercadería solicitada (clase, características, medidas, unidades, precio), forma de pago, descuentos, fecha y lugar de entrega, firma del comprador.

2) Factura

• Documento creado después de la entrega, que comprueba la compra y registra el compromiso de pago.

• Partes: comprador (original) y vendedor (duplicado)

• Contenidos: contenidos mínimos, precio unitario y total, forma de pago, descuentos, condiciones de venta.

3) Ticket

• Comprobante de una operación, igual que una factura pero sin datos de del comprador ni la imprenta porque sale de una máquina de la AFIP.

• Partes: comprador (original) y vendedor (duplicado)

• Contenidos: datos del emisor, nombre y número de documento, lugar y fecha de emisión, concepto por el que se emite, precio unitario y total, forma de pago, descuentos, condiciones de venta.

4) Remito

• Documento que comprueba la entrega de la mercadería vendida, se usa para formular una nueva factura.

• Partes: comprador (original) y vendedor (duplicado). Puede haber un transportista (triplicado)

• Contenidos: contenidos mínimos, detalle de las mercaderías entregadas sin el precio, forma y lugar de entrega, firma de las partes.

5) Nota de débito

• Documento que el comerciante envía al comprador comunicándole que ha sumado a su cuenta un determinado importe, como gastos de envío, intereses o errores en la facturación.

• Partes: comprador (original) y vendedor (duplicado)

• Contenidos: contenidos mínimos, concepto por el cual se carga el importe, monto a cargar.

6) Nota de crédito

• Documento que el vendedor envía al comprador comunicándole que descargó de su cuenta un determinado importe.

• Partes: comprador (original) y vendedor (duplicado)

• Contenidos: contenidos mínimos, concepto por el cual se descarga el importe, monto a descargar.

7) Recibo

• Documento que por el cual la persona manifiesta haber recibido mercadería, cheques, pagarés o dinero de otra.

• Partes: comprador (original) y vendedor (duplicado)

• Contenidos: contenidos mínimos, cantidad y efectos recibidos, origen de la entrega, firma.

8) Resumen de cuenta

• Documento que sintetiza las operaciones que el comprador y el vendedor realizaron, aclarando el saldo total.

• Partes: comprador (original) y vendedor (duplicado). A veces el duplicado no se emite.

• Contenidos: contenidos mínimos, detalle de los créditos y débitos, saldo a pagar.

9) Pagaré

• Documento por el que una persona se compromete a pagar a otra o a quien esta indique, una suma de dinero determinada en una fecha y lugar específico.

• Personas que intervienen: librador (el que formula el pagaré bajo su firma), beneficiario (a quien se debe pagar) y tenedor o portador (persona que el beneficiario mediante endoso le transfiere el documento siento el portador).

• Contenidos: lugar y fecha de emisión, fecha en que el librador debe pagar, nombre del beneficiario, importe expresado en letras y números, causa del pago, firma y domicilio del librador, sellado de ley.

• Ejemplares: no hay duplicado. cuerpo del pagaré (beneficiario o tenedor)

talón del pagaré (librador)

• Endoso: el librador traspasa el derecho a cobrar a otra persona colocando su firma al dorso del pagaré. Clases:

en blanco: el beneficiario firma al dorso

completo: se escribe el nombre de la persona que lo cobrará

• Plazos para su emisión: vencimiento a día fijo: el librador establece de antemano la fecha de pago.

vencimiento a días o meses fecha: el librador extiende el pago en días o meses desde la emisión

vencimiento vista: el librador paga el día que el beneficiario aparezca con pagaré en mano

vencimiento a días o meses vista: el plazo indicado deberá contarse dede la fecha del "visto" o desde el protesto.

• Protesto: se utiliza cuando no le pagan al beneficiario o tenedor en el vencimiento correcto. Si el pagaré tiene protesto, se entrega al banco o escribano quienes llevan a cabo la diligencia. Después de esto citan al librador y fijan una nueva fecha para el pago. Si lo paga, tiene que hacerse cargo de los gastos del protesto, si no lo hace el beneficiario puede iniciar un juicio ejecutivo (más corto) u ordinario (más largo). Si el pagaré no tiene protesto, se ahorra la cita previa con el librador y directamente se pasa a la etapa judicial.

Bancos

Instituciones comerciales lucrativas que se encargan de prestar y administrar dinero, y también realizan otras operaciones como cobro de impuestos, compraventa de inmuebles, cambios de moneda extranjera, otorgar jubilaciones y sueldos, depositar dinero de diferentes formas, brindar créditos, etc.

Caja de ahorro: cuenta que se tiene en un banco para proteger los ahorros y obtener beneficios por el depósito debido a los intereses pagados por el banco. Facilita a los usuarios solicitar préstamos dependiendo del monto del depósito. Las que no son por sueldo, tienen gastos de mantenimiento. Documentos: boleta única.

Cuenta corriente: el titular guarda dinero en el banco y este tiene la obligación de darle la cantidad requerida en el momento requerido. A los clientes le sirve para proteger los ahorros y poder pagar con cheques, y al banco para aumentar su dinero por los gastos de mantenimiento y la chequera. Documentos: cheque, tarjeta de crédito, pagaré.

Plazo fijo: el dinero de la cuenta se mantiene ahí por un tiempo previamente especificado y el titular obtiene ganancias. Si el usuario quiere sacar el dinero antes, tiene que pagar intereses y el banco no tiene la obligación de dárselo porque puede estar usándolo en préstamos. Documentos: certificado de plazo fijo, original al depositante y duplicado al bando.